Выдача архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов

Административный регламент

предоставления муниципальной услуги

«Выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов»

 

 1. Общие положения 

                                        

1.1. Настоящий регламент Администрации Коробецкого сельского поселения Ельнинского района Смоленской области (далее – административный регламент) по предоставлению муниципальной услуги «Выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов» (далее - муниципальная услуга)  разработан  в целях повышения качества исполнения  и доступности результатов предоставления муниципальной услуги, создания комфортных условий для потребителей результатов предоставления муниципальной услуги и определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при осуществлении полномочий по предоставлению услуги.

1.2. Регламент является нормативным правовым актом, регулирующим порядок предоставления муниципальной услуги «Выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов».

1.3. Настоящий регламент разработан в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 27.07.2010 №210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», иными федеральными законами, областным законодательством, Уставом Коробецкого сельского поселения Ельнинского района Смоленской области и иными муниципальными правовыми актами.

 

1.4Описание заявителей

(физических и юридических лиц), имеющих право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их заявителями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени при взаимодействии с соответствующими органами исполнительной власти и иными организациями при предоставлении муниципальной услуги.

 

1.4.1. Заявителями являются граждане Российской Федерации, иностранные граждане и лица без гражданства, юридические лица любой организационно-правовой формы.

1.4.2. От имени физических лиц заявления о предоставлении услуги могут подавать в частности:  

- законные представители (родители, усыновители, опекуны) несовершеннолетних в возрасте до 18 лет;

- опекуны недееспособных граждан;

- представители, действующие в силу полномочий, основанных на доверенности.

1.4.3. От имени юридических лиц заявления о предоставлении услуги могут подавать:

- представители, действующие в силу полномочий, основанных на положении учредительных документов или доверенности.

 

1.5.Требования к порядку информирования

 о порядке предоставления муниципальной услуги

 

1.5.1.  Информация о месте нахождения и графике работы Администрации Коробецкого сельского поселения Ельнинского района Смоленской области для предоставления муниципальной услуги размещается:

- в средствах массовой информации.

1.5.2. Размещаемая информация содержит также:

-извлечения из нормативно-правовых актов, устанавливающих порядок и условия предоставления муниципальной услуги;

-текст административного регламента с приложениями;

-блок-схема (согласно Приложению№1 к административному регламенту);

-перечень документов, необходимый для предоставления муниципальной услуги, и требования, предъявляемые к этим документам;

-порядок информирования о ходе предоставления муниципальной услуги;

-порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых и принимаемых архивным отделом в ходе предоставления муниципальной услуги. 

 

2.Стандарт предоставления муниципальной услуги

 

2.1. Наименование муниципальной услуги

 

Муниципальная услуга, предоставление которой регулируется настоящим Административным регламентом, именуется «Выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов.

 

2.2.Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу

 

 Администрация Коробецкого сельского поселения Ельнинского района Смоленской области (далее - орган предоставления) осуществляет выдачу архивных справок, заверенных копий и выписок из документов

 

2.2.1. Для предоставления муниципальной услуги не требуется обращения в иные органы государственной власти, органы государственных внебюджетных фондов, органы местного самоуправления и организации.

 

2.3.Результат предоставления муниципальной услуги

 

2.3.1. Результатами предоставления муниципальной услуги являются:

- выдача архивных справок, архивных выписок, архивных копий;

- ответы об отсутствии документов.

 

2.4.Общий срок предоставления муниципальной услуги

 

2.4.1. Муниципальная услуга предоставляется в течение 30 дней с момента регистрации запроса. Срок исполнения запроса по научно-справочному аппарату архивного отдела - не более 15 дней с момента регистрации запроса.

В случае необходимости эти сроки могут быть продлены с разрешения Главы Администрации Коробецкого сельского поселения Ельнинского района Смоленской области с обязательным уведомлением заявителя.

 

2.5. Правовые основания предоставления муниципальной услуги

 

2.5.1. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными актами:

- Федеральный закон Российской Федерации от 06.10.2003 №131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»;

- Федеральный закон Российской Федерации от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

 

2.6.Исчерпывающий перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги

 

2.6.1. Для предоставления муниципальной  услуги заявитель должен предоставить:

- паспорт Гражданина РФ

- анкету-заявление о предоставлении муниципальной услуги (приложение №2)

- копию документа, удостоверяющего права (полномочия) представителя физического лица или юридического лица, если с заявлением обращается представитель заявителя (заявителей);

- запрос юридического лица или физического лица;

 

2.7. Требования к письменному запросу пользователей.

 

2.7.2. Запрещено требовать предоставления документов и информации или осуществления действий, предоставление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги.

2.7.3.Документы, представляемые заявителем, должны соответствовать следующим требованиям:

а) тексты документов написаны разборчиво;

б) фамилия, имя и отчество (наименование) заявителя, адрес его места жительства (места нахождения), телефон (если имеется) написаны полностью;

в) в документах нет подчисток, приписок, зачеркнутых слов и иных неоговоренных исправлений, препятствующих однозначному толкованию воли заявителя;

г) документы не исполнены карандашом;

д) документы не имеют серьезных повреждений, наличие которых допускает многозначность истолкования содержания.

2.7.4. Заявление о предоставлении муниципальной услуги и документы, необходимые для предоставления муниципальной услуги, представляются заявителем или представителем заявителя при личном обращении в  Администрацию Коробецкого сельского поселения Ельнинского района Смоленской области, либо по почте, либо по электронной почте.

2.7.5. Письменный запрос заявителя (далее также – запрос) в обязательном порядке должен содержать:

- наименование юридического лица (для граждан – фамилии, имени, отчества);

- почтового и /или электронного адреса пользователя;

- указания темы (вопроса);

- хронологию запрашиваемой информации;

- личную подпись заявителя (уполномоченного на то лица)  и дату.

2.7.6. Запрещено требовать предоставления документов и информации или осуществления действий, предоставление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги.

 

 

2.8.Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги

 

2.8.1. Заявитель вправе получать на свой запрос письменный ответ по существу поставленных в нем вопросов, за исключением следующих случаев:

- если в запросе не указаны его фамилия и почтовый или электронный адрес, реквизиты лица (полное наименование юридического лица, ИНН, КПП, ОГРН, номер телефона), по которому должен быть направлен ответ;

- если текст запроса не поддается прочтению (о чем сообщается заявителю, направившему запрос, если его фамилия, почтовый адрес, реквизиты лица полное наименование юридического лица, ИНН, КПП, ОГРН, номер телефона, поддаются прочтению);

- если ответ по существу поставленного в запросе вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну (заявителю, направившему запрос, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений);

- если в запросе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу;

- в случае наличия письменного обращения заявителя об отказе в получении результата предоставления муниципальной услуги.

 

2.9.Перечень услуг, необходимых и обязательных для предоставления муниципальной услуги, в том числе сведения о документе (документах), выдаваемом (выдаваемых) организациями, участвующими в предоставлении муниципальной услуги.

 

2.9.1. Для предоставления муниципальной услуги не требуется получения иных услуг.

2.9.2. Муниципальная услуга предоставляется бесплатно.

 

2.10. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги

 

2.10.1. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче заявления для предоставления муниципальной услуги не должен превышать 15 минут.

2.10.2. Максимальный срок ожидания в очереди при получении результата предоставления муниципальной услуги не должен превышать 15 минут.

 

2.11.Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга, местам для заполнения заявления-анкеты о предоставлении муниципальной услуги, информационным стендам с образцами её заполнения.

 

2.11.1. Вход в помещение, в котором предоставляется муниципальная услуга, по возможности должен быть оборудован информационной табличкой, содержащей информацию о наименовании, графике работы Администрации Коробецкого сельского поселения Ельнинского района Смоленской области, непосредственно предоставляющего муниципальную услугу.

2.11.2. Для удобства заявителей, помещение для непосредственного взаимодействия специалистов и заявителей размещено на первом этаже помещения, в котором предоставляется муниципальная услуга.

2.11.3. Помещение, в котором предоставляется муниципальная услуга, соответствует установленным санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам. 

2.11.4. Места информирования, предназначенные для ознакомления граждан с информационными материалами, по возможности оборудуются информационными стендами, стульями и столами для возможности оформления документов.

2.11.5. Места для заполнения документов по возможности оборудуются стульями, столами и обеспечиваются образцами заполнения документов, бланками анкет-заявлений и канцелярскими принадлежностями.

2.11.6. Рабочее место специалиста оборудовано телефоном, персональным компьютером с возможностью доступа к информационным базам данных, печатающим устройством.

 

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности административных процедур в электронной форме

 

3.1. Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- прием письменных запросов заявителей;

- регистрация и учет в установленной форме;

- рассмотрение запросов;

- исполнение.

- выдача архивных справок, архивных выписок, архивных копий, ответов об отсутствии документов.

 

3.2. Прием письменных запросов заявителей

 

3.2.1. Основанием для начала исполнения муниципальной услуги является личное обращение заявителя в Администрацию Коробецкого сельского поселения Ельнинского района Смоленской области с заполнением анкеты-заявления (Приложение №2 к настоящему Регламенту).

3.2.2. Запрос может быть доставлен непосредственно гражданином либо его представителем почтовым отправлением, по телеграфу, факсу, информационным системам общего пользования.

 

3.3. Регистрация и учет в установленной форме

 

3.3.1. После поступления запросы рассматриваются специалистом отдела, регистрируются в течение трех дней с момента поступления путем присвоения ему порядкового номера.

3.3.2. В правом нижнем углу первой страницы запроса специалист проставляет регистрационный штамп или печать с указанием присвоенного запросу регистрационного номера и даты регистрации. В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающим его прочтение.

3.3.3. Повторные запросы регистрируются в том же порядке, что и первичные. При этом в правом верхнем углу  первой страницы запроса делается пометка «Повторно», указывается регистрационный номер предыдущего запроса.

3.3.4. При исполнении повторного запроса архивный отдел проверяет соответствие сведений, включенных в архивную справку, тем, которые имеются в архивных документах, и в случае обнаружения дополнительных сведений включает их в повторно выдаваемую архивную справку.

3.3.5. Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архивном отделе архивных документов, в течении 5 дней с момента его регистрации  направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя, или заявителю дается соответствующая рекомендация.

3.3.6. При поступлении в архив интернет - обращения (запроса) заявителя с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса  ему направляется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении. Принятое к рассмотрению обращение (запрос) распечатывается, и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.

 

3.4. Рассмотрение запросов

 

3.4.1. При необходимости проведения объемной работы по поиску и копированию архивных документов Администрация Коробецкого сельского поселения Ельнинского района Смоленской области письменно извещает пользователя о промежуточных результатах работы. Вид информационного документа, подготавливаемого Отделом по запросу заявителя, согласовывается с ним, если об этом не указано в запросе. 

3.4.2. Генеалогический запрос заявителя Отдел исполняет как в отношении заявителя, так и в установленном порядке в отношении других лиц.

 

 

3.5. Исполнение запроса

 

3.5.1. Исполнение запроса предусматривает поиск информации в архивных документах, извлечения из текстов архивных документов, составление архивной справки и архивной выписки, снятие архивных копий с архивных документов,  оформление, представление на подписание главе Администрации Коробецкого сельского поселения Ельнинского района Смоленской области, подготовку к пересылке адресату.

3.5.2. Ответ на запрос заявителя дается на государственном языке Российской Федерации.

 

3.6.Выдача архивных справок, архивных выписок, архивных копий,

ответов  об отсутствии документов.

 

3.6.1. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица в Администрацию Коробецкого сельского поселения Ельнинского района Смоленской области выдаются ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа; доверенному лицу – при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке.

3.6.2. Получатель архивной справки и архивной выписки расписывается на их копиях или обороте сопроводительного письма к ним, указывая дату их получения.

3.6.3. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и ответы на запросы высылаются по почте простыми письмами.

3.6.4. Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления в государства – участники СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются архивом непосредственно в адреса заявителей.

 

4. Порядок и формы контроля над предоставлением

 муниципальной услуги

 

4.1. Глава Администрации Коробецкого сельского поселения Ельнинского района осуществляет текущий контроль над соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги.

4.2. Текущий контроль осуществляется путем проведения Главой  Администрации Коробецкого сельского поселения Ельнинского района Смоленской области или уполномоченными лицами проверок соблюдения специалистами, обеспечивающими предоставление муниципальной услуги, нормативных правовых актов Российской Федерации, Смоленской области, муниципальных правовых актов Коробецкого сельского поселения Ельнинского района Смоленской области, а также положений настоящего Административного регламента.

4.3. Проверки могут быть плановыми на основании планов работы Администрации Коробецкого сельского поселения Ельнинского района Смоленской области,  либо внеплановыми, проводимыми в том числе по жалобе заявителей, на своевременность, полноту и качество предоставления муниципальной услуги.

4.4.Специалисты несут персональную ответственность за несоблюдение сроков и последовательности выполнения административных процедур, предусмотренных настоящим Административным регламентом.

Персональная ответственность специалистов закрепляется в их должностных инструкциях. В случае выявленных нарушений специалист несет дисциплинарную ответственность в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, а также законодательством о муниципальной службе.

 

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также должностных лиц, муниципальных служащих

 

5.1. Решения или действия (бездействие) должностных лиц, муниципальных служащих, принятые или осуществленные в ходе предоставления муниципальной услуги, могут быть обжалованы в досудебном (внесудебном) порядке путем подачи жалобы.

5.2. Предметом досудебного (внесудебного) обжалования может являться решение или действие (бездействие) должностного лица, муниципального служащего, принятое или осуществленное им при предоставлении муниципальной услуги.

5.3. В досудебном (внесудебном) порядке заявителем могут быть обжалованы действия (бездействие) специалистов Администрации Коробецкого сельского поселения Ельнинского района Смоленской области  – Главе Администрации Коробецкого сельского поселения;

5.4. Жалоба на действие (бездействие) или решение должностного лица, муниципального служащего должна содержать:

    а) наименование отраслевого (функционального) органа Администрации Коробецкого сельского поселения Ельнинского района Смоленской области, в который заявитель подает жалобу, и фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, муниципального служащего либо должность соответствующего лица;

    б) фамилию, имя, отчество (наименование) заявителя, которым подается жалоба, и его место жительства (место нахождения);

    в) суть жалобы с указанием должности, фамилии, имени и отчества должностного лица, муниципального служащего (при наличии информации), действия (бездействие) которого нарушают права или законные интересы заявителя;

    г) сведения о способе информирования заявителя о принятых мерах по результатам рассмотрения жалобы;

    д) подпись и дату подачи жалобы.

5.5. Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы.

5.6. Основанием для начала процедуры досудебного обжалования является поступление в Администрацию Коробецкого сельского поселения Ельнинского района Смоленской области жалобы, направленной по почте или по электронной почте, либо представленной заявителем или представителем заявителя при личном обращении.

5.7. Жалобы, в которых содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, муниципального служащего, а также членов его семьи, могут быть оставлены без ответа по существу поставленных в них вопросов.

5.8.Если в результате рассмотрения жалобы она признана обоснованной, то лицо, рассмотревшее жалобу, принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод или законных интересов заявителя. Должностное лицо, ответственное за решение или действие (бездействие), принятое или осуществленное в ходе предоставления муниципальной услуги и нарушившее права, свободы или законные интересы заявителя, может быть привлечено к дисциплинарной ответственности в соответствии с действующим законодательством.

5.9. Заявитель, считающий, что решения или действия (бездействие) должностных лиц, муниципальных служащих нарушают его права, свободы или законные интересы, имеет право на обжалование таких решений или действий (бездействия) в судебном порядке в соответствии с гражданским судопроизводством Российской Федерации.